Datenschutzhinweise für unsere Kunden
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.
- Wer ist verantwortlich für den Datenschutz?
Prodware Deutschland AG, Am Sandtorkai 50, 20457 Hamburg, vertreten durch den Vorstand Ian Mac Hueg Herlevsen, Telefon +49 40 89958-0, E-Mail: privacy@prodware.de. - Wie erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten?
Herrn Marcel Erntges, E-Mail: marcel.erntges@prw-consulting.de - Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen diese?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Zusammenhang mit einer Geschäftsanbahnung (z.B. Anfrage, Erstberatung, Telefon- oder E-Mailkontakt, Angebotserstellung) oder aus der Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Hierbei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet: Stammdaten (z.B. Name, Anschrift und Kontaktdaten, Bankverbindung), steuerliche Daten (Steuernummer) oder Korrespondenz-daten (z.B. Schriftverkehr mit Ihnen, Beratungsprotokolle, Sachverhalte aus den laufenden Projekten oder Anfragen). - Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
a) Aufgrund Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)
Wenn und soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft z.B. den Erhalt elektronischer Kundeninformationen. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben.
b) Aufgrund Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)
Wenn und soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft z.B. den Erhalt elektronischer Kundeninformationen. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben.
c) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO)
Ihre Daten können außerdem auf Grundlage einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder Dritten verwendet werden. Dies erfolgt z.B. zum Zweck der Weiterentwicklung von Dienstleistungen oder Systemen und Produkten von uns, der Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, der Werbung, Markt- und Meinungsforschung, der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten sowie des Risikomanagements und der Betrugsvorbeugung.
d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO)
Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z. B. Steuergesetze, sowie die gesetzliche Buchführung, die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von nationalen oder ausländischen Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden sowie die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten. - An wen geben wir die Daten weiter?
Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt innerhalb des Unternehmens nur an die Abteilungen, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen (z.B. Kundenbetreuung, IT, Vertrieb und Marketing). Darüber hinaus erhalten externe Stellen Ihre Daten ausnahmslos nur dann, wenn diese von uns auf ihre Pflichten als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet wurden (Art. 28 DS-GVO) und gewährleisten, dass sie Ihre Daten gemäß unseren Weisungen verarbeiten. Hierzu zählen z.B. Dienstleister im Bereich Kundenbetreuung, Abrechnung, IT und Logistik. Daneben geben wir Daten nur an Personen oder Stellen weiter, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben. - Übermitteln wir Daten in Drittländer?
Ihre Daten werden nur innerhalb der Europäischen Union und Staaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. Andernfalls werden Sie hierzu von uns stets gesondert vorab informiert, einschließlich des Rechts, einer solchen Datenübermittlung jederzeit gesondert zu widersprechen. - Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erbringung der damit verbundenen vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Hiervon umfasst ist neben der Dauer der eigentlichen Geschäftsbeziehung auch die Datenverarbeitung im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen. Daneben unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch sowie aus steuerrechtlichen Vorschriften (Abgabenordnung – AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen fünf bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können. - Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten?
Sie müssen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind. Andernfalls ist der Abschluss des Vertrages oder die Vertragsausführung nicht möglich. - Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren. - Inwieweit nutzen wir Ihre Daten für die Profilbildung?
Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“ gemäß Art. 4 Nr. 4 DS-GVO). Profiling wird beispielsweise eingesetzt, um ein potenzielles Interesse von Ihnen an Produkten und Leistungen von uns zu ermitteln. Diese Auswertung erfolgt z.B. anhand statistischer Verfahren unter Heranziehung von aktuellen Kundendaten und solchen aus der Vergangenheit. Die Ergebnisse nutzen wir, um Sie bedarfs- und zielgerichteter ansprechen zu können. - Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 BDSG) über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG) und Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DS-GVO) zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO) zu fordern. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG). - Gesonderter Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht?
1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO, dass z.B. zur Kundenberatung und Kundenbetreuung und zu Vertriebszwecken erfolgen kann. Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es werden von Prodware zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
Prodware kann Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen auch für Direktwerbung verarbeiten. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann jeweils formfrei erfolgen. Die Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 1.